Meine Digitale Folder Struktur
Ich habe vor einigen Jahren mir eine Ordnerstruktur festgelegt für meine elektronischen Daten. Ich habe über die Jahre noch ein paar Optimierungen vorgenommen, aber im grossen und ganzen hat sich diese Struktur gut bewährt, und vor allem hat sie mir viel Zeit gespart, da ich keine Files mehr suchen musste. Ich wusste immer, wo ich welche Files suchen muss. In diesem Blog beschreibe ich Euch wie diese Struktur aussieht.
Ich bin ein ordentlicher Mensch und weiss gerne wo was hin gehört, dass ich es wieder finde. Wenn alles seinen Platz hat und man die Sachen nach dem Gebrauch auch wieder an die vorgesehene Stelle zurück legt, hat man auch immer Ordnung. Diese Weissheit, die mir schon früh eingetrichtert wurde, habe ich für mich auch ins Digitale Leben übertragen. Ich habe mir eine Ordnerstruktur festgelegt, die mir Hilft meine Daten so abzulegen, dass ich sie wieder finde. Wenn ich eine neue Datei habe, muss ich mir nicht lange überlegen wohin diese gehört. Entweder gibt es schon einen Folder, wo die Datei hin gehört, oder ich weiss ganz genau, wo ich einen entsprechenden Ortner anlegen muss.
Das Gleiche gilt mit physischer Post, die ich erhalte. Vor einiger Zeit habe ich dies noch in physische Ordner abgelegt. Aber vor einigen Jahren bin ich auch hier auf eine elektronische Ablage übergegangen. Dazu verwende ich eine App, mit der ich die Dokumente schnell fotografieren kann, diese dann in ein PDF umwandeln kann und dann automatisch in einen dazu vorgesehen Order abspeichern kann. In der App kann man Workflows hinterlegen, das heisst man fotografiert die gewünschten Blätter mit dem Handy und sagt welcher Workflow angewandt werden soll. In dem Workflow kann man dann den Namen der Datei festlegen, dass die Bilder in ein PDF konvertiert werden und wo in einem Cloud Speicher dieses PDF abgelegt werden soll. Aber dazu dann später mehr.
Meine Ordner fangen mit Zahlen an, denn so kann ich festlegen wie die Reihenfolge aussieht. Wenn ich doch mal einen neuen Ordern hinzufügen will, dann will ich, dass die Reihenfolge der Ordern sich nicht verändert. Und die vorausgehende Zahl, bestimmt die Reihenfolge der Ordern wie sie angezeigt werden im Explorer. Hier die Ordern die ich habe.
- 01_Finanzen
Wie der Name schon sagt, sind hier alle Dokumente zu meinen Finanzen abgelegt. Das sind Rechnungen, Bankbelege, oder Steuersachen. Aber hier ist auch mein Budget abgelegt. Hier gibt es dann auch wieder einige Unterordner: - Banken
Hier sind alle Dokumente zur Bank. Ich habe dies auch nochmals unterteilt in mehrere Ordern, wie Korrespondenz, Bankdetails, etc. Hier habe ich zum Beispiel auch ein Dokument, wo ich die Zahlungsdetails zu meinem Konto gespeichert habe. Wenn mir jemand Geld überweisen muss, dann kann ich einfach dieses Dokument öffnen und die Zahlungsdetails herauskopieren. Wenn man natürlich mehrere Banken hat, kann man hier dies auch nochmals unterteilen. - Budget
Ich habe schon öfters geschrieben, wie wichtig es ist ein Budget zu erstellen. Hier habe ich mein Budget abgelegt. Hier geht es zu dem Text «Finanzielle Analphabeten – Warum brauche ich ein Budget» - Vermögen
Da ich mein Geld investiert habe, möchte ich auch langfristig sehen, wie es sich vermehrt. Was ist meine Sparquote, sprich wie viel Geld kann ich Monat für Monat auf mein KFF Konto tun und wie vermehrt sich mein Konto dank meiner Investitionsstrategie. Hier habe ich Die entsprechenden Dateien abgelegt um dies anzuzeigen. - Steuern
Hier gibt es einen Order pro Steuer Jahr. Da liegen alle Dokumente zu Steuern, wie zum Beispiel die Dokumente die ich einreichen muss, wie auch die eigentlichen Steuer Files. - Rechnungen
Hier liegen alle Rechnungen die ich erhalte in Digitaler Form. Wie ich die Rechnungen digitalisiere, schreibe ich später noch mehr. - 02_Versicherung
Wie es der Name schon sagt, liegen hier alle Dokumente zu den Versicherungen. Hier habe ich dann Unterordner zu den verschiedenen Versicherungsarten wie zum Beispiel Krankenkasse, Hausratversicherung, Autoversicherung, etc.
Darunter gibt es dann nochmals zwei Ordern: - Korrespondenz
Hier lege ich die Briefe, die ich erhalte, in digitaler Form ab. Dazu mache ich jeweils einen Order mit YYYYMMDD_[sprechender Name]. Dies kann dann zum Beispiel so aussehen: 20200810_Schadenfall Scheibe. Mit diesem Namen habe ich die Ordner immer in chronologischer Reihenfolge, und finde die Sachen sehr schnell. - Police
Hier lege ich die Police ab, wobei es hier einen Unterorder pro Jahr gibt, da ich diese ja jedes Jahr neu erhalte. - 03_Wohnung
Diesen Order gibt es unabhängig ob man eine Wohnung besitzt oder auch nicht. Denn egal ob es Eigenheim ist oder man in einer Wohnung zur Miete ist, es fallen trotzdem einige Dokumente an. Das heisst man hat als erstes einen Order pro Wohnung, die man besitzt, oder wo man zur Miete ist. Abhängig wie viel man umgezogen ist, gibt es mehrere Ordner. Zu jeder Immobilie gibt es dann die folgenden Unterordner: - Wohnungsinfo
Hier sind die Informationen zur Wohnung gespeichert. Auf jeden Fall haben ich hier die Bilder der Wohnung gespeichert. Auch die letzte Ausschreibung von der Wohnung sind hier abgelegt. Grundrisspläne von der Wohnung gehören hier rein.
Eigentlich alle Dokumente die man braucht, wenn man die Wohnung eines Tages Verkaufen oder einen Nachmieter suchen muss. Wenn der Tag X dann da ist, hat man somit keinen Stress mehr, alle Dokumente zu suchen.
Was ich auch gemacht habe, ich habe mir ein Wohnungsdossier erstellt zur Wohnung. In diesem Dossier habe ich alle wichtigen Informationen zur Wohnung in einem PDF zusammengefasst. Wenn sich jemand für die Wohnung interessiert, oder ich meine Wohnung mal schätzen lassen will, habe ich dies zur Hand. Es gibt dazu ein gutes Tool, um ein Wohnungsexposee zu erstellen: www.HomeDossier.ch. Probiere es einfach aus, es ist gratis. - Korrespondenz
Hier lege ich die Briefe die ich erhalte in digitaler Form ab. Das sind typischerweise Briefe von der Verwaltung. Dazu mache ich jeweils einen Order mit YYYYMMDD_[sprechender Name]. Dies kann dann zum Beispiel so aussehen: «20200910_Jährliche Eignetümer-Versammlung». Mit diesem Namen habe ich die Ordner immer in chronologischer Reihenfolge, und finde die Sachen sehr schnell. - Verträge
Da gibt es nicht viel zu sagen, einfach alle Verträge zur Wohnung sind hier abgespeichert. Das ist zum Beispiel der Mietvertrag zur Wohnung. - 04_Verträge & Garantien
In diesem Ordern habe ich allgemeine Verträge oder Garantien gespeichert. Am Meisten sind es Garantien die hier gespeichert sind. Wenn ich etwas grösseres gekauft habe, vor allem elektronische Sachen oder Sportmaterial, dann fotografiere ich den Kassenzettel und speichere ich diesen hier ab. Wenn ich dann mal einen Garantiefall habe, habe ich den jeweiligen Kassenzettel relativ schnell zur Hand. So kann ich auch einfach herausfinden, ob die Garantie noch gültig ist, oder schon abgelaufen ist. Es braucht keine Zeit, den Kassenbon kurz zu fotografieren und abzulegen. Aber man spart sich so viel Zeit und Nerven, wenn man einen Garantiefall hat und dann den Kassenzettel braucht.
Hier gibt es jeweils einen Order pro Einkauf oder eben Vertrag. Der Order wird benannt mit dem Kaufdatum «YYYYMMDD» und dem Gegenstandsnamen benannt. Dies sieht dann zum Beispiel so aus: «20201223_AppleAirPods» - 05_MeineDokumente
Hier sind alle Dokumente zu mir und meiner Familie gespeichert. Dieser Order muss wohl auch individuell gestaltet werden, abhängig was man zu sich alles digital speichern will. Ich hab hier die folgenden Order: - Ausweise
Ich habe eine Kopie der wichtigsten Ausweise hier abgespeichert, natürlich mit einem Watermark drauf. Aber so habe ich die Daten, wenn ich diese brauche zur Hand. - CV
Hier habe ich meinen Lebenslauf (Curriculum Vitae) abgespeichert. Ich schaue auch, dass dieser immer up to date ist. - Zeugnisse
Auch Zeugnisse und Referenzen speichere ich hier ab. - Weitere Ordner
Ich habe noch weitere Ordner hier, aber die sind eher sehr spezifische Ordner, die nicht für jeden Anwendung finden. Es gilt so oder so, dass man die Struktur noch weiter ergänzen kann. - 06_Eventes
Wenn wir einen Städtertipp oder eine Party organisieren, oder sonst was, dann erstelle ich hier einen Ordner dazu. Die Order werden dann auch wieder mit dem Ereignisdatum und dem Event benannt, wie zum Beispiel: 20200624_London - 07_Projekte
Ich habe immer ein paar kleinere Projekte am Laufen. Sei es dass ich im Garten etwas umbaue, oder mein SmartHome erweitere, oder eben diesen Blog. Alle diese Projekte erhalten eine Ordner, wo ich die entsprechenden Daten abspeichere. - 10_Bilder
Dieser Ordner enthält wohl am meisten Dateien. Hier speichere ich alle meine Fotos. Aber ich mache für jeden Event einen eigenen Order, wo ich dann die entsprechenden Fotos rein tue. Für mich ich ist dies eine Art Tagebuch, wenn ich nicht mehr weiss, wo oder wann wir zum Beispiel Kitesurfen waren, dann schaue ich hier nach. Denn ich habe alles chronologisch abgelegt. Es folgt wieder der gleichen Logik, jeder Event erhält einen Ordern mit dem Datum und dem Namen des Ereignis, Zum Beispiel «20211004_Kitesurfen Soma Bay». Dies zwingt mich, meine Fotos vom Mobile immer wieder zu sortieren und entsprechend abzulegen. Dies hat den Vorteil, dass ich alle Fotos von allen Events entsprechend sortiert und abgelegt habe. Und dann auch nur die guten Fotos abspeichere. Denn sonst hat man zwar 100 Fotos, aber eigentlich nur 10-20 die man wirklich ansehen und behalten will.
Dies ist natürlich nur ein Vorschlag von einer Struktur. Diese Ordner-Struktur muss natürlich angepasst werden, dass sie seinen eigenen Bedürfnissen gerecht wird. Aber die Struktur ist ein guter Startpunkt, denn ich denke die meisten Ordner passen für jeden. Und dann kann man einfach noch weitere hinzufügen. Die Idee von diesem Blog ist es, einfach einen guten Startpunkt zu geben, wenn man seine Ordner Struktur festlegen will.
Wenn man die Ordner Struktur einmal aufgesetzt hat, braucht es danach nicht mehr viel Zeit die Dateien jeweils am richtigen Ort abzuspeichern. Man weiss genau, wo die Files hingehören, darum muss man sich nicht lange Gedanken dazu machen, wo nun der richtige Ort ist. Und schlussendlich spart man sich so viel Zeit, da man keine Dateien mehr suchen muss, denn man weiss genau, wo man suchen muss.
Bei Fragen oder Anregungen, kommt gerne auf mich zu.
