Alle Briefe Digital

Ich kann mit Papier nicht viel anfangen, aber ich erhalte immer noch einiges an physischer Post. Bis vor einigen Jahren habe ich dies immer ordentlich in Bundesordner abgelegt. Dies braucht aber Zeit und Platz, zudem hat man die Post trotzdem nicht zur Hand, wenn man die Briefe braucht. Daher scanne ich alles und lege es digital ab. Dazu habe ich mir einen einfachen Workflow angelegt. 

 

In den letzten beiden Wochen habe ich geschrieben wie ich meine digitalen Dokumente ablege. Dazu habe ich zwei Texte geschrieben: 

1. Meine Digitale Folder Struktur
   Hier beschreibe ich wie meine Ordner Struktur aussieht, dies ist als Inspiration und Startpunkt gedacht, damit man selber eine digitale Ordnerstruktur erstellen kann. Wenn man die Ordner Struktur einmal aufgesetzt hat, braucht es danach nicht mehr viel Zeit die Dateien jeweils am richtigen Ort abzuspeichern. Man weiss genau, wo die Files hingehören, darum muss man sich nicht lange Gedanken dazu machen, wo nun der richtige Ort ist. Und schlussendlich spart man sich so viel Zeit, da man keine Dateien mehr suchen muss, denn man weiss genau, wo man suchen muss.
   
   
2. Meine Dokumente in der Cloud 
   Ich habe alle meine Dokumente online abgespeichert in der Cloud. So kann ich jeder Zeit und an jedem Ort auf die Files zugreifen. Aus meiner Sicht hat es viele Vorteile, die ich auch im Blog erwähne. Abhängig wie viele Daten man hat, kostet das Abspeichern aller Daten etwas. Viele Cloud Speicher Anbieter, haben allerdings ein Gratis Angebot, wo man bis zu 15 GB Speicher erhalten kann. Wenn man keine Filme und Fotos abspeichert, dann reicht dies schon sehr weit. Bei Google Drive sind es 15 GB, die man gratis erhält: 15 GB – dauerhaft kostenlos 
   Aber mehr dazu im oben erwähnten Blog. 

Wie in der Einleitung erwähnt, erhalte ich immer noch physische Post. Ich habe diese früher entsprechend in Bundesordner abgelegt, damit ich diese bei Bedarf wieder gefunden habe. Die Briefe haben sich bei mir dann immer angehäuft, bis ich mir dann wieder mal die Zeit genommen habe, um die Briefe entsprechend abzulegen. Ich hatte mich an einigem gestört: (1) es ging mir zu lange, (2) die Ordner brauchten viel Platz in der Wohnung, (3) ich hatte nicht überall Zugriff, und (4) wenn ich dann einen Brief gebraucht habe, musste ich diesen dann so oder so digitalisieren, z.B. dass ich die Rechnung hatte um einen Garantiefall einzureichen.

Daher war ich auf der Suche nach einer Lösung und habe diese in der Scanner Pro App gefunden. 

Scanner Pro App

Scanner Pro ist eine App mit der man beliebige Papier-Dokumente in PDFs konvertieren kann. So lassen sich Rechnungen, Bücher, Ausweise, Belege und andere Dokumente in wenigen Schritten einscannen. Die App bietet mehrere Features die ich super finde: 

1. Texterkennung (OCR)
   Die App macht auch gleich OCR, das heisst, wenn ich ein Dokument fotografiert habe, dann wandelt die App das Foto in ein PDF um, und wandelt den Text auf dem Bild auch in Text um. Das heisst ich kann den Text selektieren und kopieren aus dem PDF. Die App unterstützt mehr als 25 Sprachen, unter anderem Deutsch und Englisch, was für mich am wichtigsten ist. 
   
   
2. Volltextsuche
   Da die App auch OCR macht und den Text erkennt, kann man den Text in den Scans auch durchsuchen. Das heisst wenn man etwas sucht, kann man nicht nur nach dem Dateinamen suchen, sondern auch nach Schlüsselwörter innerhalb des Dokuments. So finde ich unabhängig von der Benennung alles, was ich suche.
   Zum Beispiel scanne ich meine Rechnungen, wenn ich nun eine Rechnung suche, dann kann ich nach dem Text in der Rechnung suchen. Wenn ich nun die Rechnung vom Interdiscount suche, dann suche ich einfach nach Interdiscount. Super Praktisch! 
   
   
3. Workflows 
   Mit Workflows kann man Abläufe automatisieren und mehrere Tasks hinter einander ablaufen lassen. Hier kann man beispielsweise folgende Aktionen hinter einander triggern: Dokument umbenennen, per Mail versenden, als Kopie in der Cloud im gewünschten Ordner speichern und vieles mehr.
   Wenn man sich mal einen Workflow zurecht gelegt hat, kann man diesen danach immer wieder verwenden. Sprich ich scanne ein Dokument und klicke danach auf den gewünschten Workflow und schon ist das PDF mit dem richtigen Namen, im richtigen Ordern in der Cloud abgespeichert.
   Dazu unten noch mehr. 

Es gibt viele Scanner App, die von Readdle hat mich einfach überzeugt. Eventuell gibt es mittlerweile auch wieder bessere. Aber Scanner Pro hat die Features, die ich brauche und es ist für mich genau was ich brauche. Hier der Link: Scanner Pro: Dokumente Scannen 

Workflows

Etwas vom Besten finde ich die Workflows. Denn mit den Workflows kann ich festlegen, wo die Dokumente abgelegt werden. Bei gewissen Sachen habe ich auch noch den Versand per Email mit drin. Hier erläutere ich wie ich die App verwende. 

1. Scannen
   Als erstes muss man die Dokumente mit dem Mobile fotografieren. Die App erkennt das Papier automatisch und fotografiert automatisch, sobald man den richtigen Abstand hat. Man kann auch mehrere Dokumente hintereinander fotografieren, die dann alle in ein PDF umgewandelt werden. Die App schneidet das Dokument dann auch gleich aus, damit man den Hintergrund vom Foto nicht im PDF hat.
   Danach kann man das PDF ansehen und ggf Seiten austauschen, wenn die Aufnahme nicht gut war. Wenn man dann zufrieden ist mit dem PDF, kann man die eigenen Workflows triggern. 
   
   
2. Workflow 
   Man kann mehrere Workflows definieren. Wenn das PDF ready ist, kann man einfach einen der selbst erstellten Workflows ablaufen lassen. Ich verwende die folgenden Schritte
1. Namen
   Als erstes gebe ich dem Dokument einen Namen. Dieser setzt sich wie folgt zusammen: [Art des Dokuments]_[Zeitstempel]
• [Art des Dokumentes]: der Name ist abhängig vom Workflow, zum Beispiel beim Workflow «Rechnungen» fängt der Dateiname mit Rechnung an. 
• [Zeitstempel]: Da nicht jedes Dokument aus dem Workflow den gleichen Namen hat, kommt am Schluss noch das Datum (YYYYMMDD --> 20200407) und die Uhrzeit (Stunde.Minute.Sec --> 21.46.20) hinten ran. 
• Beispiel: Rechnung_20200407_21.46.20
2. Abspeichern in Google Drive
   Danach lädt der Workflow das PDF auf mein GDrive. Abhängig vom Workflow wird das Dokument dann in einen anderen Order gespeichert. 
3. Versenden per Email
   Diesen Schritt habe ich nicht in allen Workflows, aber zum Beispiel bei Rechnungen mache ich dies. Hier sende ich mir selber eine Email mit einem bestimmten Betreff und dem Dokument angehängt. So habe ich das Dokument in meinem Postfach und weiss, dass ich dies noch bezahlen muss.
   Dies ist auch sehr praktisch wenn man zu zweit ist. Zum Beispiel wenn jemand von der Familie die Rechnungen bezahlt, aber alle die Post öffnen. So kann derjenige der die Post öffnet, die Rechnung gleich digitalisieren und via Workflow wird dann die Rechnung der Person geschickt, welche die Rechnung bezahlt. 
4. Löschen
   Am Schluss lösche ich dann das gescannte Dokument auf meinem Mobile, denn ich habe es ja auf GDrive abgelegt und brauche es somit nicht mehr auf meinem Mobile in der Scanner Pro App

Einige Workflows

Ich habe einige Workflows für mich erstellt. Dies ist aber sehr individuell, und ist abhängig von welchem Bereich man am meisten Briefe erhält. Hier ein paar Beispiele, damit man sich besser vorstellen kann, wo man dies anwenden kann: 

1. Rechnungen: all meine Rechnungen gehen in den gleichen Ordner. Wenn ich eine Rechnung suche, passiert dies über die Volltext suche. 
2. Garantie: Wie schon erwähnt, lege ich Quittungen ab für grössere Einkäufe, wo ich auf das Produkt eine Garantie habe. Hier fotografiere ich einfach die Rechnung und lege sie in den Ordner ab, wo alle Garantien sind. Ich schicke mir dann auch noch eine Email, die mich daran erinnert, dass ich im Garantie Ordner noch einen dedizierten Ordner erstelle, der besser Beschreibt um was für eine Garantie es sich handelt. Dies mache ich lieber am PC, daher sende ich mir die Email. 
3. Benzin Quittung: Nach dem Tanken lass ich jeweils eine Quittung raus, diese fotografiere ich auch und lass diese via Workflow ablegen. Diese brauche ich, dass ich das Benzin dann einreichen kann bei der Firma. 
4. Steuern: alle Dokumente die ich für die Steuern brauche lasse ich auch durch einen Workflow abspeichern. Hier muss ich einfach am Anfang des Jahres den Ordner ändern, da ich einen Ordner pro Jahr habe. 
5. Allgemein: dann habe ich noch einen Workflow, der das PDF in einen Ordner speichert, den ich von Zeit zu Zeit aufräume, und die Dokumente dann am richtigen Ort ablege. Dies mache ich dann auch am PC, da es am PC viel schneller geht. 

Service von der Post

Die Schweizer Post bietet auch einen Service an, wo die Post die Briefe direkt scannt anstelle in den Briefkasten zu werfen. Das heisst ich erhalte die Briefe digital in meiner App und nicht im Briefkasten. Dies funktioniert wir folgt: 

1. Die Versicherung schickt einem eine Prämienrechnung per Briefpost.
2. Der Brief wird dabei nicht nach Hause, sondern in das Scan Center der Post zugestellt.
3. Dort wird der Brief eingescannt und landet direkt in der ePost-App.
4. Falls man einen gescannten Brief doch noch im Original zugestellt bekommen möchte, kannst man dies innerhalb von 25 Tagen für CHF 5 bestellen.

Das Abo kostet CHF 14.90 pro Monat. Ich habe dies persönlich noch nicht ausprobiert, aber werde ich sicherlich mal machen. Wenn du dies schon ausprobiert hast, schreibe mir doch und berichte über deine Erfahrungen. 

Wie immer, bei Fragen melde dich einfach bei mir.