Meine Dokumente in der Cloud
Meine Dokumente in der Cloud
Letzte Woche habe ich geschrieben wie meine Ordner Struktur aussieht. Und ich habe auch erwähnt, dass ich meine physischen Dokumente auch digitalisiere. Heute möchte ich beschreiben, wie ich dies mit einem Cloudspeicher gelöst habe und wie ich meine physischen Dokumente digitalisiere.
Unter dem folgenden Link könnt ihr nochmals nachlesen, wie meine Ordnerstruktur aussieht: Meine Digitale Folder Struktur
Diese Order reichen für mich, um alle meine Dokumente abzuspeichern. Das Gute daran ist, dass ich mir keine Gedanken machen muss, wo ich meine Dokumente abspeichern muss, denn es gibt für jedes File einen Ordner. Dies hilft mir beim Abspeichern von neuen Dokumenten, wie auch beim Suchen von Dokumenten. Ich muss mir keine grossen Gedanken machen, wo ich es abspeichere, oder wo ich es suchen muss.
Ich kann nur jedem empfehlen, sich Gedanken zu machen, wie seine Ordnerstruktur aussieht. Wenn man etwas Guidances braucht, um die eigene Ordner Struktur zu erstellen, dann lest einfach meinen letzten Blog dazu.
Cloud Speicher
Wie am Anfange erwähnt, habe ich alle meine Dokumente online abgespeichert in der Cloud. So kann ich jeder Zeit und an jedem Ort auf die Files zugreifen. Aus meiner Sicht hat es viele Vorteile die ich hier erwähnen will. Abhängig wie viele Daten man hat, kostet das Abspeichern aller Daten etwas. Viele Cloud Speicher Anbieter, haben allerdings ein Gratis Abo, wo man bis zu 5 GB Speicher erhalten kann. Wenn man keine Filme und Fotos abspeichert, dann reicht dies schon sehr weit. Ich persönlich habe meine Fotos auch in der Cloud gespeichert. Ich gehe sogar soweit, dass ich diese nur noch in der Cloud habe, aber dazu mehr. Nun zu den Vorteile die ich sehe:
Vorteile
- Verfügbarkeit
Der für mich grösste Vorteil ist, dass ich die Dokumente überall verfügbar habe. Dies hat mir schon mehrmals geholfen, als ich unterwegs war. Denn ich kann von jeglichem Gerät auf meine Daten zugreifen. Ich war letzthin im Urlaub, das Wetter war schlecht und ich hatte Zeit, um an einem meiner Projekte zu arbeiten. Dies war kein Problem, da ich Zugriff auf meine Dokumente hatte. Ich konnte einen normalen PC benutzen mit Internet Zugriff und konnte meine Dokumente aufrufen und weiter arbeiten.
Oder schon oft musste ich etwas nach sehen unterwegs und konnte via meinem Handy auf die entsprechenden Dokumente Zugreifen. Letzthin wollte ich auswärts essen und hatte nur mein Handy dabei, denn damit kann man ja auch ohne Probleme bezahlen. Ich wusste, dass ich mein Covid Zertifikat auch auf meinem Handy dabei hatte, via Covid App. Aber ich hatte vergessen, dass ich auch eine ID brauchte. Zum Glück hatte ich eine Kopie meiner ID online verfügbar, und freundlicherweise wurde dies auch akzeptiert. - Durchsuchbar
Klar man kann auch Dokumente auf dem PC suchen. Aber ich spreche hier auch von Volltext Suche. Ich habe meine Dokumente auf GDrive von Google. Und ich muss wirklich sagen, dass die Volltext suche, auch innerhalb der Dokumente für mich sehr gut funktioniert. Ich brauche dies zum Beispiel, wenn ich eine spezifische Rechnung suche. Ich digitalisiere meine Rechnungen und lege diese auch online ab. Wenn ich nun eine Rechnung suche, dann kann ich zum Beispiel nach dem Namen des Rechnungstellers suchen, und so finde ich dann meine Rechnungen sehr schnell. - Backup
Ich habe all meine Daten immer gesichert. Ich war auch schon froh darüber, dass ich ein Backup habe. Ich habe keine Angst mehr, wenn ein Gerät von mir gestohlen oder kaputt geht. Klar, es ist super doof und schade um das Gerät. Aber ich weiss, dass ich in solch einem Fall keine Daten verliere.
Für viele ist dies klar, aber wie oft kamen Freunde auf mich zu, die ganz verzweifelt waren, dass ihr PC nicht mehr funktioniert. Sie hatten auf einmal keinen Zugriff mehr auf ihre Daten. Ich schlage wirklich jedem vor, sich genügend früh sich mit diesem Szenario auseinander zu setzten und sich eine Backup Strategie zurecht zu legen, wie zum Beispiel durch ablegen der Daten auf der Cloud. - Weniger Speicher auf PC
Ich hatte oft das Problem, dass ich nicht genügend Speicher auf meinem Laptop hatte. Dies hat damit zu tun, dass ich sehr viele Fotos habe. Mit GDrive kann ich nun alle meine Dokumente in der Cloud abspeichern. Mit GDrive habe ich die Möglichkeit alle Dokumente auf dem PC anzeigen zu lassen, aber diese sind nicht zwingend auf dem PC gespeichert. Das heisst, ich sehe alle Files und Ordner auf meinem Laptop. Die meisten Order habe ich auch wirklich auf meinem PC offline verfügbar. Aber Ordner die viel Platz brauchen, diese sehe ich zwar, aber wenn ich die Datei öffnen will, dann muss ich online sein um die Datei herunterzuladen. Diese Funktionalität ist wirklich grossartig. Klar, wenn man dann wirklich mal offline ist und dann gerade auf das eine Foto zugreifen muss, ist es doof. Aber in Tat und Wahrheit passiert dies so gut wie nie. Denn 99% der Zeit ist ja man online, oder hat die Möglichkeit kurz Online zu gehen.
Nachteile
Wie immer im Leben gibt es auch Nachteile. Aber für mich haben die Vorteile auf jeden Fall überwogen. Aber der Vollständigkeitshalber, erwähne ich hier auch noch die Nachteile die ich sehe.- Kosten
Ein Cloud Speicher kostet etwas ab einer gewissen Menge. Die Preise gestallten sich von der Menge an GB die man braucht. Aber meine Daten sind mir viel Wert und ich bin froh, dass ich die Daten abgespeichert habe, im Fall dass mein Laptop mal kaputt geht. - Sicherheit
Hier gehen die Fronten auf jeden Fall auseinander, ob ein Cloud Speicher sicher ist. Hier will ich mich auch nicht darüber auslassen, denn ich bin wirklich kein Security Experte. Aber dies ist wie mit Bezahlen im Internet, wenn man sich an einige Grundregeln haltet, dann ist das ganze sehr sicher. Auf jeden Fall würde ich immer Two-Factor-Authentication verwenden. Das heisst, dass man auf einem neuen Gerät sich nur einloggen kann, wenn man erstens das Passwort kennt und zweitens man sich auch über ein weiteres Gerät, zum Beispiel das Mobile, auch authentifizieren kann. Das ist ein ähnliches Verfahren, das man heutzutage verwendet, um sich beim E-Banking einzuloggen.
Daher sehe ich auch hier kein Problem.
GDrive
Wie schon oben erwähnt, verwende ich GDrive. Ich muss dazu sagen, dass ich die ganze Google Suite verwende, das heisst ich habe zum Beispiel auch meine Email Adresse bei Google. Ich bin super zufrieden.Hier kann man die Preisstruktur sehen stand vom Oktober 2021.
Aber am Besten Probiert man es einfach mal aus, denn die ersten 15 GB sind ja gratis. Das heisst, man nimmt einfach mal die ersten Ordner in GDrive auf, und kann es mal ausprobieren.
Wer es ausprobieren will, der soll sich doch via dem folgenden Affiliate Link anmelden, so bekomme ich etwas zurück auf meinen Cloudspeicher Kosten und ihr habt keine Nachteile. Danke Dir jetzt schon.
