Arbeitstag Starten, meine ersten 5 Tasks

Ich habe in meinem Blog Text zuvor geschrieben, wie ich meinen Tag gestalte. Den Link zu diesem Blog ist hier: Mein Idealer Tag, meine Ideale Woche. Da beschreibe ich, dass ich relativ früh am Morgen aufstehe, dass ich am Morgen einige Rumpfübungen machen kann und dann noch meditiere. Dies mache ich jeden Arbeitstag bevor ich dann mit der Arbeite starte. Wenn ich dann mit der Arbeite starte, gibt es 5 Tasks die ich hier im Detail erläutern werde. 

Ich führe eine Taskliste für mich und diese Taskliste fängt jeden Tag immer mit den gleichen fünf Tasks an: 

• Plan the day
• Read Emails 
• Read Reminders
• Track Habbits & Targets 
• Order Tasks

Task Liste

Als erstes kurz etwas zu meiner Taskliste. Ich führe eine ganz einfache Taskliste. Ich verwende hierzu kein Tool. Ich weiss, dass es viele Tools gibt, die einiges können und viele Optionen bieten um seine Tasks zu sortieren und strukturieren. Aber ich konnte mich leider noch nicht mit einem Tasklisten-Tool anfreunden. Denn ich mag es, wenn ich auf meiner Taskliste jeden Task den mir in den Sinn kommt auf eine Bulletpoint Liste setzten kann und diese dann ganz einfach und schnell sortieren kann. 

Ich brauche die Taskliste um einerseits meinen Kopf frei zu halten und meine Tasks aufzuschreiben. Denn ich würde diese sonst viel zu schnell vergessen. Es passiert mir oft, dass mir etwas in den Sinn kommt das ich tun muss, und wenn ich dies nicht sofort aufschreibe, kann ich mich nicht mehr daran erinnern. Darum muss ich ganz schnell etwas aufschreiben, ohne noch viele Sachen hinzuzufügen und zu klassifizieren. Zudem kommen mir meistens relativ viele Tasks und SubTask in den Sinn, die ich einfach einen nach dem anderen runter schreiben möchte. 

Zudem brauche ich eine einfach ToDo Liste, die ich ganz schnell sortieren kann. Denn meine Taskliste hilft mir meinen Tag zu strukturieren. Ich mache mir am Anfang vom Tag Gedanken, was ich heute erledigen möchte und in welcher Reihenfolge ich diese erledigen möchte. Dazu mehr später im Blog. 

Ich habe einfach in einem Power Point oder in einem Word Dokument eine Bullet Point Liste. Das schöne daran ist, dass ich diese Bullets sehr schnell mit «alt-Shift» und den Pfeiltasten hoch und runter bewegen kann. So kann ich die Tasks sehr schnell und effizient sortieren

Meine 5 ersten Tasks

Wie oben schon geschrieben fängt mein Arbeitstag immer mit den gleichen 5 Tasks an. Diese Tasks helfen mir meinen Tag zu strukturieren. Die ersten 3 Tasks sind dazu da, um zu sehen was ich heute alles erledigen muss. Daraus ergeben sich einerseits neue Tasks die ich gleich aufnehme auf meine ToDo Liste, anderseits ergibt sich daraus auch die Priorität der Tasks, da ich auch überprüfe, was für Meetings ich habe und welche Tasks ich bis dahin zu erledigen habe. Der Vierte Task ist um meine neuen Gewohnheiten und Ziele die ich mir gesetzt habe zu tracken. Und als letzter Task sortiere ich alle meine Tasks die ich für den heutigen Tag erledigen möchte.  

Meine ToDo Liste führe ich auf Englisch, ich weiss eigentlich auch nicht wie dies zu Stande gekommen ist, dass ich dies auf Englisch mache. Wohl daher dass ich mein Englisch verbessern wollte. Vor allem dass ich lerne in wenigen Worten etwas zu beschreiben, was ich oft brauche, wenn ich Slides erstellen muss und darauf etwas beschreiben muss. Daher sind die Tasks unten auf Englisch aufgeführt. 

• Plan the day – Meinen Tag planen
  Als erstes schaue ich wie mein Tag heute aussieht. Das heisst, ich gehe meine Agenda durch um zu sehen, was für Meetings ich heute habe. Daraus ergeben sich für mich wieder neue Tasks. Für mich ist es wichtig, dass jedes Meeting vorbereitet ist. Denn nur so kann ich garantieren, dass die verwendete Zeit in Meetings auch produktiv ist. Ich mag es nicht, wenn man Zeit in einem Meeting verbringt, ohne klare Agenda. Basierend von den folgenden Punkten leite ich dann auch die Priorität dieser Tasks ab: Die Uhrzeit von dem Meeting, was das Topic des Meeting ist und mit wem ich das Meeting habe.
  Natürlich schaue ich auch gleich auf den nächsten Tag, um zu sehen, ob am Folgetag ein weiteres Meeting ist, das ich heute noch vorbereiten muss.
  Jeweils am Anfang der Woche verschaffe ich mir einen Überblick für die gesamte Woche und auch die folge Woche, damit ich sehe, ob ein grösseres Meeting bevorsteht, wo ich mehr erarbeiten muss.
  Alle Tasks aus diesem Review gehen dann auf meine ToDo Liste. Diese sind dann noch nicht sortiert, sondern ich schreibe diese einfach auf. 
  
  
• Read Emails – Emails Lesen
  Ich versuche meine Inbox immer so leer wie nur möglich zu halten. Emails die in meiner Inbox sind, sind Emails wo ich noch etwas machen muss.
  Also gehe ich meine Emails durch, die ich noch nicht gelesen habe. Wenn ich dieses Email in wenigen Minuten beantworten kann, dann mache ich dies gleich. Denn wenn ich es schon gelesen habe, dann kann ich es auch gleich beantworten. Aber wenn es mehr Zeit in Anspruch nimmt das Email zu beantworten, dann nehme ich dies in meine ToDo Liste auf. Wenn es ein Email ist, das ich jetzt noch nicht bearbeiten kann, sondern erst relevant ist für mich in ein paar Tagen, dann setzte ich einen Reminder.
  Alle Emails die ich bearbeitet habe, lege ich ab. Denn das Ziel ist es, dass meine Inbox lehr ist. Emails, wo ich einen Reminder gesetzt habe, die lege ich auch ab, denn ich werden dann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet, und daran werde ich auch durch den Reminder erinnert.
  Wenn ich alle ungelesenen Emails durch habe, dann gehe ich die restlichen Emails noch durch, um zu sehen, ob es noch ein Email in der Inbox gibt, das ich priorisieren muss in meiner Task Liste. 
  Nun sind keine ungelesenen Emails mehr in meiner Inbox. 
  
  
• Read Reminders – Erinnerungen Durchgehen
  Nachdem ich die Emails durch gearbeitet habe, gehe ich meine Reminders durch. Wie oben erwähnt, mache ich Reminders auf meine Emails, wenn ich diese zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten muss. Daraus ergeben sich auch einige Tasks.
  Track Habbits & Targets (Notion) – Verfolgen von Gewohnheiten und Zielen
  Ich habe mir einige Ziele gesetzt und versuche dazu Gewohnheiten zu schaffen, damit ich meine Ziele auch wirklich erreiche. Was diese sind und wie ich dazu vorgehe, werde ich in einem anderen Blog schreiben. Denn dies würde den Rahmen für diesen Blog sprengen.
  Dazu verwende ich Notion, Notion ist eine Online Software, die ich super finde um für mich Notizen zu machen. Und jeden Morgen tracke ich da drin meine täglichen Routinen und ich schreibe eine Art Tagebuch. Wie gesagt, dazu ein anderes Mal mehr. 
  
  
• Order Tasks – Sortieren der Tasks
  Als letztes sortiere ich meine Tasks. Sprich ich schaue mir an, was ich am heutigen Tag erreichen möchte und in welcher Reihenfolge ich dies mache. Basierend von den oben erwähnten Aufgaben, kenne ich die Priorität für den heutigen Tag.
  Ich schaue, dass ich am Morgen die Tasks plane, wo ich länger konzentriert daran arbeiten muss, und kreativ sein muss. Wie schon mal geschrieben, versuche ich mir den Morgen frei von Terminen zu halten, damit ich länger am Stück an einem Task arbeiten kann.
  Für den Nachmittag plane ich eher Routine / Administrative Tasks ein, wo ich nicht mehr voll konsentiert sein muss, denn dies fällt mir am Nachmittag schwieriger. Zudem habe ich am Nachmittag auch eher Termine und dann ist es besser, wenn ich ein paar einfachere Tasks für zwischen den Meetings habe, wo es nicht so schlimm ist, wenn ich aus dem Flow gerissen werde.  

Erst danach fange ich mit den ersten wirklichen Tasks an. Diese ersten Tasks gehen nicht sehr lange, aber dadurch kann ich sehen, dass ich die richtigen Sachen am Tag mache. Dieses Vorgehen strukturiert mir meinen Tag. Ich muss mir danach nicht mehr überlegen, was ich nacheinander mache. Zudem Hilft es mir auch meinen «Inneren Schweinehund» zu überwinden. Ich weiss einfach, dass ich einen Task nach dem anderen machen muss, ob mir dieser Task nun Freude bereitet oder es mir davor graut den anzugehen.  

Okay, man muss auch sagen, dass immer wieder mal etwas dazwischen kommen kann, das die Reihenfolge meiner Task durch einander bringen kann. Aber das ist immer so mit einem Plan, der kann sich immer ändern, aber dann weiss man dass sich der Plan geändert hat und weiss auch, was die Konsequenzen sind. Sprich, welche geplanten Tasks durch die Änderung verschoben werden, und somit kann man einfach die Folgen ableiten. 

Das war es auch schon. Es ist keine Hexerei, aber wenn man sich jeden Tag diese Tasks vornimmt, hat man einen strukturierteren und wohl auch produktiveren Tag.